Qual è il ruolo di una segretaria amministrativa e quali sono le sue mansioni quotidiane? Quali le competenze necessarie per ricoprire questo incarico così importante, ma soprattutto quali i consigli da poter offrire a giovani diplomati e diplomandi che desiderano percorrere questa strada?

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Lo scopriremo all’interno di quest’articolo, destinato a tutti coloro che vogliono entrare nel mondo del lavoro, che sono stanchi del proprio impiego, provvisorio o poco adatto alle proprie caratteristiche, o il cui obiettivo è trovare un lavoro stabile all’interno del settore amministrativo di un’azienda.

Le mansioni e le responsabilità di un addetto alla segreteria amministrativa di un’azienda

Cosa fa una segretaria e perché si tratta di un lavoro cruciale?

L’addetto alla segreteria è l’impiegato cui è demandata la gestione delle attività di contabilità e amministrazione, nei diversi aspetti tecnici ed organizzativi. Parliamo di una professione che richiede importanti capacità organizzative, nonché tutte le qualità necessarie per coordinare le diverse attività di front office e back office. È fondamentale, ad esempio, che ogni segretaria sappia valutare e gestire le priorità e le esigenze espresse dai colleghi e dai superiori.

Tra le mansioni più comuni affidate alla segretaria figurano:

  • la gestione del front office
  • la gestione della posta elettronica e cartacea
  • lo smistamento delle telefonate
  • la redazione di documenti
  • l’inserimento di dati contabili nel sistema gestionale dell’azienda
  • l’archiviazione delle pratiche di natura amministrativa
  • la pianificazione dell’agenda per conto di superiori e colleghi
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Spesso, l’addetto alla segreteria è responsabile anche dell’accoglienza clienti in azienda o in ufficio, con un ruolo molto simile a quello del receptionist: pertanto, è tenuto a monitorare gli accessi, a ricevere i visitatori e ad accompagnarli all’interno della struttura. Per eseguire al meglio questo incarico è fondamentale essere cordiali e gentili ed è molto importante curare in maniera adeguata la propria immagine.

Oltre a queste attività generiche, una segretaria può avere responsabilità più specifiche, relative al contesto lavorativo in cui è chiamata ad operare.

La segretaria amministrativa, ad esempio, è colei che si occupa di:

  • contabilità e amministrazione
  • archiviazione dei documenti e delle pratiche amministrative
  • preparazione del materiale necessario alla redazione del bilancio
  • catalogazione delle fatture e delle altre transazioni economiche

Il lavoro della segretaria si svolge in ufficio o al front office.

Spesso può esserle richiesta la massima flessibilità oraria, affinché possa rispondere meglio alle esigenze del dirigente, dell’azienda o dell’ufficio. Chiaramente, è necessaria una buona attitudine al lavoro di squadra e una eccellente capacità di sopportare lo stress, a sua volta utile a gestire correttamente gli elevati carichi di lavoro.

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Quali sono i principali sbocchi professionali?

Una segretaria può trovare lavoro in tantissime realtà diverse: i classici annunci “cercasi segretaria” provengono, infatti, da aziende di ogni genere, dalle piccole e medie imprese alle grandi multinazionali, ma anche dagli studi di consulenza e dagli studi professionali, da enti pubblici e uffici della Pubblica Amministrazione, dalle scuole e dagli istituti scolastici privati, dalle agenzie di viaggi, dalle agenzie immobiliari, dagli alberghi, dalle palestre e dai saloni di bellezza.

Alle competenze maturate sul campo e grazie ai vari corsi dedicati, è necessario unire una buona flessibilità, utile a gestire situazioni ed incarichi completamente diversi gli uni dagli altri. Per fortuna, esistono webinar e opportunità di formazione a distanza utili ad incrementare le proprie conoscenze specifiche e a farsi trovare pronti di fronte ad ogni genere di incarico o richiesta.

Ciò che rende questo lavoro così interessante sta nelle ottime opportunità di fare carriera e ricoprire ruoli sempre più determinanti per il futuro aziendale e per la capacità di successo di un’azienda.

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Si passa, infatti, dalla semplice receptionist all’impiegata contabile e all’addetta alle risorse umane, fino a ricoprire ruoli cruciali come la segretaria di direzione e la responsabile amministrativa. Il percorso professionale prevede l’acquisizione di competenze specifiche (quali la capacità di lavorare sulla contabilità, di produrre stipendi e contributi, di eseguire bilanci gestionali) e trasversali (le cosiddette soft skills, che consistono nella corretta gestione del tempo a disposizione, nella capacità di leadership, nella capacità di pianificare e organizzare le varie attività, nella precisione e nell’attenzione al dettaglio, etc).

La preparazione necessaria per ricoprire il ruolo di segretaria amministrativa

Addskills propone corsi utili ad aumentare le competenze di chi non ha mai fatto la segretaria e di coloro che hanno già esperienza nel settore.

Con i webinar, i corsi di formazione in presenza e la didattica online (e-learning), proporsi ad aziende, professionisti ed enti pubblici, oppure migliorare la propria posizione lavorativa in virtù delle competenze acquisite, sarà molto più facile e veloce. Qualunque sia la posizione occupata, le statistiche nazionali suggeriscono come il 70% di coloro che frequentano corsi di gestione amministrativa riesca a trovare lavoro entro un massimo di 4 mesi.

Si tratta dell’ennesima prova di quanto sia utile acquisire competenze attraverso l’affiancamento di tutor specializzati e la partecipazione a corsi afferenti l’ambito amministrativo e contabile, che descrivano chiaramente alcuni aspetti cruciali di tale impiego.

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Il lavoro come segretaria impone la conoscenza e la padronanza dei seguenti argomenti, sviscerati durante i corsi di formazione dedicati:

  • le principali mansioni della segretaria
  • gli adempimenti contabili e legali
  • le rilevazioni contabili ai fini fiscali
  • la partita doppia (strumenti, scritture e applicazioni per acquisire in maniera strutturata la documentazione amministrativo contabile)
  • la gestione e l’archiviazione dei documenti
  • le principali operazioni di esercizio
  • l’acquisizione di documenti elettronici e cartacei
  • il protocollo informatico dei documenti e il workflow documentale
  • la gestione dell’ufficio stampa
  • la formulazione di offerte ai clienti
  • la richiesta di preventivi e la formulazione di ordini ai fornitori
  • l’uso di Excel per le attività aziendali

Perché iscriversi al corso dedicato?

Sono parecchie le aziende che hanno bisogno di personale in grado di svolgere attività di segreteria amministrativa e contabile, anche congiuntamente ad altre mansioni.

La domanda è in continua ascesa, in virtù del crescente bisogno di una figura che sappia prendersi cura di una moltitudine di aspetti cruciali per il corretto funzionamento aziendale.

Il corso per “Segretaria Amministrativa” aiuta a sviluppare le competenze necessarie per poter tenere nota degli impegni presi con i clienti, rispettare gli adempimenti IVA con F24, emettere e ricevere fatture elettroniche, registrare in partita doppia acquisti, vendite, incassi e pagamenti.

I corsi di formazione Addskills hanno lo scopo, perseguibile attraverso esercitazioni operative e il loro tipico taglio pratico, di permettere anche ai “non addetti ai lavori” di poter svolgere in piena autonomia tutte le principali mansioni amministrative e contabili.

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