Libri contabili e Scritture: capirne di più

Libri contabili: questi sconosciuti alleati all’amministrazione di piccole e grandi imprese

Tracciabilità è sinonimo di affidabilità e trasparenza ma i libri contabili sono anche uno strumento fondamentale per fare ordine tra migliaia di dati che rappresentano l’azienda, l’associazione, l’impresa.

Il libro contabile, per usare una metafora, è un bell’abito da lavoro: funzionale, accessoriato e su misura ed è il dress code dell’azienda poiché alcuni registri sono obbligatori.

La contabilità è una cosa seria e le entrate e le uscite vanno giustificate nel dettaglio, è utile per l’imprenditore per una gestione più puntuale e anche per facilitare le verifiche periodiche da parte delle autorità competenti. Sono lo strumento per far bene il proprio lavoro e a svolgerlo più serenamente.

Essere trasparenti significa dormire sonni tranquilli.

“Obbligo”, una parola scomoda che nasconde la tutela del proprio interesse

Le norme in materia tributaria e il codice civile (articolo 2214: 2219; 13-22 del DPR n. 600/73) regolamentano le scritture contabili imponendo di mettere a disposizione i dati, che siano entrate, uscite, vendite, acquisti, donazioni, che sono andati ad apportare o toglier qualcosa all’impresa.

Sono fondamentali e servono a poter giustificare ogni movimento, come si trattasse di un inventario e questo è anche uno dei fini delle registrazioni per una corretta amministrazione..

I libri contabili obbligatori ufficializzano e tengono traccia di tutte le registrazioni contabili. Possono essere sia telematici che cartacei, si raccomanda l’utilizzo e la conservazione di entrambe le versioni.

Vediamo innanzitutto chi ha l’obbligo di tenere e gestire un archivio delle scritture contabili:

• Enti Pubblici;
• Attività Commerciali:
• Società quotate in borsa;
• Società S.r.l, S.n.c, S.a.s;
• Associazioni non riconosciute che esercitano attività commerciale e associazioni di professionisti;
• Liberi professionisti nella loro persona fisica;
• Consorzi;
• Attività agricole a regime forfettario e allevamento (con le dovute distinzioni e le specifiche).

Quali sono i libri contabili obbligatori?

Le diverse tipologie di scritture obbligatorie rispondono a diverse esigenze. Tutte queste convergono in quella che è stata definita “tracciabilità“, che si scrive giorno dopo giorno, attività dopo attività, delineando la vita di un’impresa.

Il risultato è la creazione di una carta d’identità dell’attività, attraverso i rapporti che allaccia e i movimenti che opera, che si traducono in cifre incolonnate in questi libri contabili.

Le scritture contabili obbligatorie sono:

Il classico “Libro Mastro”

Uno strumento del passato, quasi fiabesco, uno dei primi strumenti amministrativi e finanziari della storia, fondamentale per la gestione d’impresa. In realtà è il più semplice da tenere perché non va bollato e neanche numerato, qui si riportano tramite schedario i movimenti divisi nelle iconiche colonne “Dare” e “Avere”.

É il libro contabile per eccellenza e una volta terminato deve essere custodito per 10 anni; è anche chiamato “Libro delle Scritture Ausiliarie”.

Il Libro degli Inventari

Come ogni inventario che si rispetti deve registrare ciò che entra e ciò che esce dall’impresa stessa. Non solo puramente contanti e transazioni finanziarie ma anche l’acquisto o l’ingresso in azienda di strumenti e macchinari. Ogni sorta di rapporto con l’esterno come cessioni, donazioni e prestiti vanno riportati anche qui.

Registri dell’IVA

Riassumiamo sotto questa voce ben 3 libri:

• Registro delle Fatture emesse;
• Registro degli acquisti;
• Registro dei corrispettivi.

Si chiamano così perché sono dedicati a chi possiede la partita IVA, quindi tutti i liberi professionisti, i freelance, associazioni con finalità commerciali, le imprese, con tutte le dovute specifiche.

Questi registri richiedono un’accortezza aggiuntiva perché vanno numerati ma sono esenti dalle imposte di bollo. Inoltre hanno una “scadenza”, cioè devono essere redatti entro tre mesi dall’invio della dichiarazione dei redditi (modello 730).

Libro dei beni ammortizzabili

Conosciuto anche come “Libro Cespiti”, è il registro dei beni più “impegnativi”, cioè quelli le cui movimentazioni si protraggono nel tempo. Parliamo quindi di immobili soprattutto ma anche di altri tipi di beni e contratti che possono essere anche immateriali. Di tutti questi beni deve essere stilato un vero e proprio documento costantemente aggiornato dall’acquisizione all’alienazione con tutti i passaggi intermedi come la manutenzione e la crescita di valore o la svalutazione.

Libro delle Scritture Ausiliarie di magazzino

Anche questo è un inventario e riguarda tutti i movimenti del magazzino: entrate, uscite di materiali ed eventuali rimanenze. Come tutti gli altri, alla fine dell’anno di attività deve essere in ordine e corrispondere alla giacenza reale. Sono integrate da altre scritture non obbligatorie come le schede di magazzino e gli inventari che sono buona norma avere pur se esenti da obbligo.

Libro Giornale

Ultimo menzionato ma primissimo come obbligo e come logica impone. Il Libro Giornale è un vero e proprio diario dove annotare tutte le attività quotidiane con i rispettivi importi. É fondamentale tenerlo costantemente aggiornato, va fatto entro 60 giorni dallo svolgimento di queste. Ha delle norme più rigorose ma puramente formali e riguardano semplicemente la stesura delle note (abrasioni, spazi bianchi, cancellature, interlinea, ecc…).

Conservazione dei Libri Contabili obbligatori

Alcuni dei Libri Contabili obbligatori hanno la necessità di essere conservati per 10 anni dal termine del loro utilizzo ma anche non ci fosse tale obbligo, sarebbe bene farlo per ognuno di loro per non rischiare di creare lacune contabili nella propria attività.

É raccomandabile allungare questo tempo di conservazione per permettere sempre i dovuti accertamenti che possono richiedere dati più vecchi di 10 anni. Per ovviare a questo inconveniente è consigliabile anche la digitalizzazione, è una scelta moderna, funzionale, richiede meno spazio di archiviazione ed è ecologica.

C’è la possibilità di redigere in digitale i rapporti e i documenti adeguati per ognuno di questi libri e numerare i fogli stampati con le cifre corrispondenti alle pagine originali alle quali potranno essere spillati (timbrandone i margini se necessario).

É obbligatorio che la loro custodia avvenga presso la sede legale dell’azienda, dell’impresa o dell’associazione in condizioni idonee alla conservazione, proteggendo le scritture contabili obbligatorie da umidità, calamità naturali ed animali infestanti.

Conoscere quali siano i libri e le scritture commerciali obbligatorie è fondamentale per avere una prima parte della formazione necessaria per avviare un’impresa, un’associazione, un’azienda. Conoscere tali registrazioni contabili significa costruire una consapevolezza e la tranquillità che in caso di accertamenti fiscali, l’ordine e la trasparenza saranno i migliori alleati di un’attività commerciale sana.

La legge non ammette ignoranza e l’assenza, la manomissione o la mancata cura della loro stesura o custodia comporta serie ripercussioni al momento degli accertamenti fiscali. Al di là dell’obbligo è comunque buona norma tenerli sempre ordinati per avere sotto controllo la salute della propria attività attraverso la sua contabilità.

Questa regolarità e scrupolosità permetterà anche di beneficiare più facilmente delle agevolazioni fiscali previste.